Einleitung

In der heutigen Geschäftswelt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, riesige Mengen an Daten zu analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Besonders in ERP-Systemen, die alle Geschäftsdaten zentral speichern, kann es mühsam sein, relevante Informationen schnell und effizient zu extrahieren. Was wäre, wenn Sie einfach eine Frage stellen könnten, und Ihr System liefert Ihnen die Antwort in natürlicher Sprache? Hier kommt die Integration von ChatGPT / azure GPT ins Spiel – eine transformative Lösung, um Ihr ERP-System intelligenter und benutzerfreundlicher zu machen. In diesem Blog-Beitrag zeigen wir, wie eine Umsatzanalyse in einem ERP-System durch die Integration von ChatGPT / azure GPT erheblich vereinfacht werden kann.

Das Szenario

Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsleiter möchte wissen:

• „Wie war der Umsatz im letzten Monat?“
• „Welche Produkte haben den größten Anteil am Umsatz?“
• „Zeige mir die Umsatztrends der letzten drei Monate.“

Normalerweise müssten solche Anfragen entweder über komplexe Berichte oder SQL-Abfragen beantwortet werden – zeitaufwendig und oft nicht intuitiv. Mit der Integration von ChatGPT / azure GPT kann der Benutzer diese Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhält direkt verwertbare Ergebnisse.

Wie funktioniert die Integration?

1. Verbindung mit der API des ERP-Systems

Der erste Schritt ist die Integration der ChatGPT / azureGPT API in Ihr ERP-System. Hierbei wird ein Service eingerichtet, der als Vermittler zwischen ChatGPT / azure GPT und dem ERP-System fungiert. Dieser Service greift auf die Datenbank oder API des ERP-Systems zu, um Umsatzdaten zu extrahieren.

Beispiel: Eine Methode in C#, die Umsatzzahlen für einen bestimmten Zeitraum abruft:

public async Task<List<SalesData>> GetMonthlySalesData(DateTime month)
{
  return await _dbContext.SalesData
     .Where(s => s.SaleDate.Month == month.Month && s.SaleDate.Year == month.Year)
     .ToListAsync();
}

2. Verarbeitung natürlicher Sprache durch ChatGPT / azure GPT

Die Anfrage des Benutzers – beispielsweise „Wie war der Umsatz im September?“ – wird an ChatGPT / azure GPT übermittelt. Das Modell erkennt die Absicht hinter der Anfrage, extrahiert relevante Parameter (wie den Monat „September“) und leitet diese an den Service zur Umsatzanalyse weiter.

3. Rückgabe und Aufbereitung der Ergebnisse

Nachdem die relevanten Daten aus dem ERP-System abgerufen wurden, bereitet ChatGPT / azure GPT die Antwort auf und liefert sie in verständlicher und benutzerfreundlicher Form zurück.

Beispiel für eine Ausgabe:

• „Der Umsatz im September 2024 betrug 150.000 €. Die umsatzstärksten Produkte waren: Produkt A (50.000 €), Produkt B (40.000 €) und Produkt C (30.000 €).“

4. Kontextuelle Folgefragen

Ein großer Vorteil dieser Integration ist die Fähigkeit, den Gesprächskontext zu behalten. Der Benutzer könnte z. B. nachfragen: „Wie war der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr?“ ChatGPT / azure GPT erkennt die Bezugnahme auf die vorherige Frage und liefert den Vergleich direkt.

Warum ChatGPT / azure GPT für Ihr ERP-System?

1. Intuitive Benutzeroberfläche

Mit ChatGPT / azure GPT müssen Benutzer keine Schulung in der Nutzung des ERP-Systems absolvieren oder komplexe Berichte erstellen. Eine einfache Frage reicht aus.

2. Zeitersparnis

Die automatisierte Analyse und Bereitstellung von Datenspart wertvolle Zeit – sowohl für Führungskräfte als auch für operative Teams.

3. Kontextuelle Intelligenz

Im Gegensatz zu traditionellen Suchanfragen kann ChatGPT den Kontext einer Konversation beibehalten, was Folgeanfragen erleichtert.

4. Flexibilität

Die Integration ist nicht auf Umsatzanalysen beschränkt. ChatGPT kann problemlos erweitert werden, um Lagerbestände, Kundenanalysen, Finanzberichte oder andere Bereiche des ERP-Systems abzudecken.

Wo befinden sich meine Daten?

Die Datenverarbeitung bei der Nutzung der ChatGPT API erfolgt über die Server von OpenAI bzw. Microsoft. Dabei ist Folgendes zu beachten:

1. Datenübertragung

• Verschlüsselung: Alle Daten werden während der Übertragung verschlüsselt (TLS/HTTPS).
• Minimalprinzip: Es sollten nur notwendige Daten (z. B. aggregierte Informationen statt Rohdaten) an die API gesendet werden.

2. Serverstandorte

• OpenAI gibt an, dass die Serverstandorte innerhalb vertrauenswürdiger Regionen (wie USA oder EU) betrieben werden. Für Unternehmen in der EU können zusätzliche Maßnahmen erforderlich sein, um DSGVO-Konformität sicherzustellen.

3. Datenverarbeitung und Speicherung

• OpenAI speichert standardmäßig keine Daten langfristig. Es gibt jedoch die Möglichkeit, Datenverarbeitung ohne Speicherung in den Einstellungen zu aktivieren.
• Unternehmen können prüfen, ob eine On-Premise-Lösung (lokale Installation der KI auf eigenen Servern) oder ein abgesicherter Virtual Private Cloud (VPC)-Betrieb in Frage kommt, um Daten vollständig unter Kontrolle zu halten. 
  

Wie können Berechtigungen abgebildet werden?

Eine zentrale Anforderung ist, dass Benutzer nur Zugriff auf die Daten und Funktionen erhalten, die ihrer Rolle und Berechtigung im ERP-System entsprechen. Dies kann wie folgt umgesetzt werden:

Integration mit bestehenden Berechtigungssystemen

• Das ERP-System steuert, welche Daten und Funktionen ein Benutzer einsehen oder ausführen kann. Diese bestehenden Berechtigungen werden bei der Integration mit ChatGPT / azure GPT übernommen.
• Die API-Schnittstelle zwischen ChatGPT / azure GPT und dem ERP-System prüft vor der Weitergabe der Anfrage die Benutzerberechtigungen.

Beispiel für Berechtigungsprüfungen

• Ein Benutzer mit der Rolle „Vertrieb“ darf nur auf Umsatzzahlen seiner Region zugreifen. Eine Anfrage wie „Wie war der Gesamtumsatz des Unternehmens?“ wird abgelehnt oder angepasst, um nur die relevanten Daten zu liefern.

Codebeispiel C#

public async Task<string> GetSalesData(User user, DateTime period)
{
   if (!user.HasPermission("ViewAllSales"))
   {
    return "Sie haben keine Berechtigung, diese Daten anzuzeigen.";
   }
   return await _salesService.GetDataForPeriod(period);
}

Protokollierung und Monitoring

Alle API-Anfragen und die von ChatGPT / azure GPT generierten Antworten können protokolliert werden, um sicherzustellen, dass die Nutzung nachvollziehbar bleibt.

Empfehlungen zur Datensicherheit

1. Vermeidung sensibler Datenübertragung

Senden Sie möglichst keine Rohdaten wie Kundennamen, Adressen oder vollständige Transaktionsdetails an die ChatGPT API. Nutzen Sie stattdessen aggregierte oder anonymisierte Daten.

2. Einsatz von Verschlüsselung

Sicherstellen, dass alle Daten bei der Übertragung und Verarbeitung verschlüsselt sind.

3. DSGVO-Konformität prüfen

Überprüfen Sie die rechtlichen Anforderungen, insbesondere wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden.

4. On-Premise-Lösung erwägen

Für maximale Kontrolle und Sicherheit könnte eine KI-Instanz lokal auf Ihren Servern oder in einer privaten Cloud betrieben werden.

Fazit

Die Verbindung von ChatGPT / azure GTP mit Ihrem ERP-System revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen auf ihre Daten zugreifen und Entscheidungen treffen. Statt komplizierter Abfragen und Berichte können Sie einfach fragen – und Ihr System liefert die Antworten. Wenn Sie auf der Suche nach einer Möglichkeit sind, Ihr ERP-System intuitiver und leistungsfähiger zu gestalten, ist die Integration von ChatGPT / azure GPT eine der effektivsten Lösungen. Probieren Sie es aus und erleben Sie, wie leicht Umsatzanalysen sein können!

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